18 януари 2012 г. - стартиране на проект „Eлектронни учебници по история и цивилизация – виртуален свят за децата със специални образователни потребности” №BG051PO001-4.1.04-0124.


На 18.01.2012 г в град Русе се проведе среща на екипа за организация и управление на проект „Eлектронни учебници по история и цивилизация – виртуален свят за децата със специални образователни потребности” №BG051PO001-4.1.04-0124.





На срещата присъстваха:
1 Филип Зартов – ръководител проект
2 Нели Дечева - координатор
3. Галина Русева – технически сътрудник
4. Амелия Петрова – счетоводител
Дневен ред:
1. Запознаване с дейностите по проекта и графика за тяхното изпълнение.
2. Възлагане на отговорностите и задълженията на членовете на екипа по организация и управление на проекта.
3. Подготовка за сключване на договори с партнъорите: сдружение с нестопанска цел „ФОРТИС”, ОУ „Алеко Константинов”, ОУ „Тома Кърджиев”, СОУ „Св. Паисий Хилендарски” и СОУ „Васил Левски”.
4. Възлагане разработването на подробен план-график на проекта.
5. Определяне на дата за следващо заседание.

По т. 1 от дневния ред
Г-н Филип Зартов официално обяви старта на проект „Eлектронни учебници по история и цивилизация – виртуален свят за децата със специални образователни потребности”и запозна участните с проектната идея, общата и специфични цели. Очертавайки последователността от стъпки за реализация на проекта и постигане на заложените индикатори за резултатност и въздействие, акцентира върху устойчивостта на предложения модел за интегриране на учениците със СОП в общообразователните училища. В допълнение подробно представи планираните проектни дейности и графика за тяхното изпълнение.
По т.2 от дневния ред
Г-н Зартов подчерта, че задължително условие за успешно изпълнение на планираните дейностите е сформиране на екип с ясна визия за отговорностите на всеки участник и поддържане на ефективен контакт с всички страни по проекта, спазвайки споразумението за партнъорство. Екипът по организация и управление своевременно ще ангажира всеки партнъор в проектните инициативи, полагайки усилия за допълване и надграждане на капацитета му /личен и организационен/ за постигане на устойчиви резултати. В този смисъл присъстващите одобриха и приеха следното разпределение на функциите и отговорности между членовете на екипа на проекта:
-Филип Зартов – ръководител: Организира цялостното изпълнение на проекта в методическо, функционално и материално отношение. Подписва всички документи от правен, счетоводен, технически и отчетен характер, сключва договори за подбор и наемане на експерти като отговаря за изпълнението на поетите ангажименти в срок и в съответното качество. Отговаря за реализиране на комуникационната политика и визуализация на проекта, взаимодейства активно с медии, социални партнъори, държавни институции и др. Осигурява условия за провеждане на дейностите по разработване и прилагане на интерактивния софтуер, следи за изпълнението на отделните етапи и гарантира постигането на резултатите на проекта. Упражнява административен, методически и финансов контрол върху работата на членовете на екипа и всички изпълнители. Ангажиран е с мониторинга и своевременното техническо и финансово отчитане на дейностите и резултатите от проекта. Работи за развитие на заложените дейности, събира и анализира данни за постигнатото и гарантира устойчиви резултати.
-Нели Дечева – координатор: Отговаря за осъществяване на цялостната координация по проекта, вкл. координира връзките между отделните партнъори и координатори на екипи, обезпечавайки прозрачност и ефективност на резултатите. Отговаря за съхранението на проектната документация в организираното за целта помещение и предоставя проектното досие на разположение на всички заинтересовани лица, вкл. при проверки на място от УО, ДО, ГД СФМОП и експерти на РИО. Организира всички работни срещи по проекта и координира реда за разпределение на получения грант по планирани дейности и финансови пера.
-Галина Русева – технически сътрудник: Подпомага реализирането на проекта, осъществявайки официалната кореспонденция с ДО и документацията по отчитане на проектните дейности. Отговаря за изготвяне на вътрешната отчетност и всички документи от административно-технически характер. Ангажира се с логистиката на проекта и подпомага изпълнението на проектните дейности съобразно предвидените графици и срокове, разпределяйки задачите и отговорностите между участниците. Изготвя техническите, междинни и финални отчети в регламентираните срокове. Актуализира създадения за нуждите на проекта WEB-сайт, добавяйки текуща информация.
-Амелия Петрова-счетоводител: Отговаря за счетоводната отчетност, мониторинг на разходите и финансов одит. Следи за икономичното, законосъобразно и целесъобразно изразходване на средства по проекта и изготвя отчети за усвояването на средства през отделните етапи. Носи отговорност за навременното обезпечаване на дейностите с финасов ресурс и вярното и точно осчетоводяване на всички счетоводни документи.
По т.3 от дневния ред
Бяха обсъдени основните моменти в бъдещото партнъорство между участниците и начините за усъвършенстване на комуникационния процес. Решено е основните средства за комуникация между участниците в екипа по организация и управление да включват: редовни срещи на екипа, кореспонденция по ел. поща/факс и ежeседмични on line дискусии и видеоконференции чрез skype в предварително фиксиран час. Задължително се регламентират 2 /две/ работни срещи месечно, организирани в седалището на бенефициента /гр. Русе, ул.„Българска морава” № 6/, както и неограничен брой заседания по инициатива на всеки от членовете на екипа или постъпило искане от страна на партнъорите. Кореспонденцията между страните се извършва в писмена форма, задължението за документиране на цялата проектна информация е вменено на техническия сътрудник.
Екипът взе решение в срок до 20 януари ръководителят на проекта и техническия сътрудник да изготвят проекто договори за сътрудничество, които да се предоставят за обсъждане и последващо подписване на вниманието на всеки един от партнъорите.
По т.4 от днения ред се взе следното решение:
Ръководителят на проекта да разработи подробен план-график в срок до следващото заседание.
По т.5 от днения ред се взе следното решение:
Присъстващите се споразумяха следващото заседание на екипа да се проведе на 25.01.12 г. /сряда/ от 16,00 часа чрез оn line среща-дискусия по skype.